Jak urządzić domowe biuro

Obowiązkowe:
1. Zasada dwóch komputerów i internetu
W biurze musi być komputer. 
A jeszcze lepiej dwa komputery.
I co absolutnie oczywiste – dostęp do internetu typu flate rate, czyli bez ograniczeń i duża prędkość do dyspozycji.
Bez tego sprzętu i usługi nie obejdzie się dziś chyba w żadnym z zawodów twórczych, a tłumacz i blogerka w jednym już na pewno musi tym dysponować. 
Jeśli chcesz działać niezależnie i niezawodnie, warto zainwestować w dwa komputery: najlepiej sprawdza się stacjonarny z większym dyskiem i laptop, którego zawsze możesz zabrać w podróż.
Dlaczego dwa? Bo w jednym coś zawsze może nawalić, wtedy – też zawsze – wykonasz zlecenie na zapasowym, a nie będziesz się głupio tłumaczyć, że komputer miał awarię, to w dzisiejszych czasach naprawdę śmieszna wymówka.

Od lat działam zgodnie z tą zasadą i dobrze się sprawdza. Ostatnio awarie komputerów mi się prawie zazębiły, ale jeden zawsze pozostawał na tyle sprawny, że mogłam skończyć na czas zlecenia.

2. Drukarka, a jeszcze lepiej dukarka-kombajn
Bez tego sprzętu też dziś sobie trudno wyobrazić jakiekolwiek biuro. Tłumacz drukuje wiele dokumentów, najczęściej czarno-białych, najlepiej zatem sprawdzi się drukarka laserowa. Dziś już są na rynku niedrogie urządzenia wielofunkcyjne, zawierające w jednym: drukarkę, skaner, fax i kopiarkę.

3. Biurko
Niby to oczywiste, ale po pierwsze niekoniecznie, bo rolę biurka u mnie na początku z powodzeniem spełniał duży stół. Potem stare biurko, a na nim położony wielki biurkowy blat (kupiony na wyprzedaży w IKEI). Ja do najlepszego dla siebie biurka dojrzewałam latami i nadal istnieje możliwość, że coś jeszcze w tym temacie mogę zmienić. A moje tak długo wyczekane i wyczesane ciemne biurko, na którym pracowałam ostatnie 5 lat i tak w nowym domu powędrowało do pokoju muzycznego, bo wolałam, żeby Mikael też miał własne miejsce na pracę z dokumentami i komputerem (skoro już ma taki swój pokój do wyłącznej dyspozycji, niech tam trzyma swoje wszystkie rzeczy). Teraz pracuję na jasnym biurku, bo też jest wygodne i pasuje mi do reszty jasnych mebli i regałów. A wcześniej to biurko było mojej córki.

W przypadku tego podstawowego mebla według mnie najważniejsze jest dobre ustawienie względem naturalnego źródła światła. Jeśli tylko jest to możliwe, ustaw biurko tak, żeby światło padało na Twoje miejsce pracy z lewej strony.

4. Lampka na biurko
Mam tu na myśli wygodną i skuteczną lampę, najlepiej emitującą światło zbliżone barwą do naturalnego, którą można dowolnie przestawiać i manipulować oraz zmieniać natężenie światła. 

Jeśli dopiero zaczynasz zainwestuj w dobrą oszczędną lampę na elastycznym pałąku, nie żałuj lumenów, pole działania musi być dobrze oświetlone.

5. Stojak na pisadła, półka na notesy

Niezbędny gadżet – stojak na długopisy, ołówki, otwieracz do kopert, nożyk Długopisy niepiszące od razu wywalaj do kosza!

Notesy, notesiki, dużo kartek!

6. Szafki na kółkach z szufladami

Pieczątka, zszywacz, dziurkacz, pisaki, okulary do czytania. Miarka też zawsze się może przydać

Kable, ładowarki, notesiki, pamięci przenośne USB, zapas tuszu

Podstawowe leki, które musisz mieć zawsze pod ręką, ściereczka do monitora

Jako kobieta mam oczywiście półkę na kosmetyki, kremy i pilniczki (dopóki mi się mieszczą), ta półka z pewnością się rozrośnie 🙂

Baterie, kabel sieciowy, licencje programów, awaryjna nawigacja itp.

7. Kalkulator biurkowy
Ten mały sprzęt biorę do ręki za każdym razem, kiedy muszę na szybko podać klientowi przez telefon wstępną wycenę zlecenia. Mówisz, że przecież masz kalkulator w komórce albo w komputerze?
Cóż, zanim uruchomisz komputer, upłyną cenne minuty i być może klient znudzony Twoją niekompetencją pójdzie gdzie indziej, gdzie szybciej usłyszy ofertę.
A kalkulator na komórce?
Ahaaaa, a z czego rozmawiasz, kiedy dzwoni klient? Pewnie rzadko z telefonu stacjonarnego, jak większość z nas. Kalkulator to małe i niedrogie urządzenie, nie ma co na nim oszczędzać, trzeba je po prostu mieć.

Mój tutejszy kalkulator to prezent od Mikaela

Święta trójca: kalendarz klasyczny, kalkulator i telefon komórkowy. Można do niej dodać bezprzewodowy telefon stacjonarny. Nawet jeśli chwilowo wszystko inne wysiadło, możesz dzięki tym trzem sprzętom pracować mimo wszystko.

Przez przypadek zdjęcie zrobiłam, kiedy akurat dzwonił telefon. Numer prywatny: niech sobie czeka, bez identyfikacji nie odbieram.

8. Szufladki
Nie wyobrażam sobie porządkowania na bieżąco dokumentów bez szufladek, na których na przykład od lat układam miesiąc w miesiąc dokumenty dla księgowej. Potem na koniec miesiąca zbieram je z tej jednej szufladki, pakuję do koperty i mam gotowy zestaw do zawiezienia do księgowej.
Czyli najlepiej przygotuj sobie szufladki tematyczne i koniecznie je opisz, choćby ręcznie:

Nie trzeba mieć drukarki do etykiet, można opisać szufladki też ręcznie

Mój podział dokumentów domowego biura:

I. Dokumenty księgowe
Ten dział można jeszcze podzielić na:
1) faktury własne i
2) faktury zakupowe


II. Pisma urzędowe (korespondencja z ZUS, US czyli apage satanas!) też muszą mieszkać na szufladkach. 
Podział na
1) pisma do załatwienia (TO DO)
2) pisma załatwione (DONE)
z pewnością ułatwi życie.


III. Twój cennik
Warto wydrukować i trzymać na oddzielnej szufladce Twój cennik. Nigdy nie wiadomo, czy klient, który przyjdzie do Ciebie osobiście nie zainteresuje się nim i nie zamówi dodatkowej usługi, mogąc sięgnąć po leżący w zasięgu ręki cennik.

IV. Inne
Nawet notesy wyglądają lepiej i na bardziej uporządkowane, jeśli ułożysz je na tackach na dokumenty.

9. Szafki z półkami
Takich szafek trzeba zgromadzić sobie tyle, ile mamy bieżących dokumentów.

I ile mamy książek, o ile miejsce biblioteki jest też w biurze. To zresztą może bardzo ciekawie i ozdobnie wyglądać.
Jeśli w Twoim biurze bywają też klienci, literaturę erotyczną i mniej tematycznie związaną z Twoją działalnością raczej rozmieść w innych pokojach. Chyba, że prowadzisz salon masażu, wtedy dostaw do nich kadzidełka i wonne olejki, będzie wyglądało bardziej zachęcająco. 🙂

10. Ergonomiczny fotel lub krzesło do pracy
U mnie najlepiej sprawdza się wygodny fotel obrotowy na kółkach. Kupiłam go nie najtaniej już kilka lat temu i nadal mam z niego pożytek. 

To ważny mebel, nie oszczędzaj na nim, od niego zależy Twój zdrowy kręgosłup i cała reszta. Żeby nie niszczył podłogi, warto podłożyć pod niego plastikową przeźroczystą podkładkę, dostępną zawsze w IKEI.

11. Sprzęt grający
Można założyć, że muzę zawsze da się uruchomić z komputera. Ale to jednak nie to samo, co włączyć radio albo płytę ulubionego wykonawcy zaraz po wejściu rano do biura, kiedy myślisz tylko o tym, żeby usiąść przy biurku i z kubkiem kawy, herbaty ziołowej, koktajlu z imbirem, czy szklanki świeżo wyciśniętego soku w ręku wejść na fejsa, ulubione blogi, czy serwisy informacyjne. 

Od podpięcia radia i głośników zaczęło mi się tu w ogóle chcieć pracować. 

12. Kosz na śmieci
Kosz na śmieci to „must be” w domowym biurze, bo chyba nie będziesz z każdym papierkiem, czy ogryzkiem latał(-a) do jedynego kosza w domu, w kuchni czy w łazience, no nie żartuj. Kosz na śmieci to niezbędny element wyposażenia biura, a u tłumacza konieczna będzie dodatkowo niszczarka, bo nie wszystkie dokumenty mogą pozostać na widocznym miejscu w postaci papierowej.

13. Podkładka pod gorący kubek, najlepiej dwie
Komu nigdy nie rozlała się na dokumenty i na klawiaturę herbata, kawa, sok czy woda, ten nie zaznał przygód (bo nie służył w marynarce!).
A już kawowe/ herbaciane „słoneczka” na biurku to raczej standard, bo podczas pracy łatwo potrącić kubek czy szklankę. Podkładka zapobiega nieestetycznym odciskom kubka na blacie biurka czy na szafkach (bo różnie ludzie te kubki stawiają).

Moje podkładki są autorstwa mojej córki, zrobiła mi je kiedyś z gliny i nadal jestem do nich przywiązana

A druga podkładka? Dla gościa czy klienta oczywiście.

14. Chusteczki higieniczne, ściereczka w szufladzie
Rolka papieru czy opakowanie chusteczek higienicznych niejeden raz uratuje twoją klawiaturę czy komórkę przed zalaniem. W ferworze pracy nie raz ci się zdarzy zalać coś, co należy natychmiast wytrzeć. Magiczna chusteczka do nosa będąca pod ręką uratuje sprzęt lepiej od najlepszego ubezpieczenia. Poza tym czasem będziesz mieć katar, wtedy też nie będziesz latać za każdym razem do toalety wydmuchać nos. U mnie – w szufladzie z kosmetykami.

15. Tablica korkowa lub magnetyczna
Tutaj zdania i zwyczaje są podzielone, są ludzie, u których taka tablica niezwykle się sprawdza i przydaje. U mnie jakoś często wisiała odłogiem. Dlatego tu na razie czeka na zawieszenie, aż zacznę jej potrzebować.

16. Tradycyjny kalendarz ścienny/kalendarz biurkowy
Rodzaj tego kalendarza zależy od przyzwyczajeń i upodobań. Zainwestuj w taki, jaki najbardziej lubisz. Jeśli uwielbiasz koty, niech będzie w koty, jeśli wolisz krowy albo nosorożce, niech będzie w nosorożce. U mnie w biurze raczej zawsze wisi jeden z kalendarzy ściennych, często podarowanych przez klienta.

17. Zegar ścienny lub biurkowy
U mnie w biurze zawsze wisi duży zegar ścienny. Czasem lekkie aczkolwiek wyraźne spojrzenie w jego stronę potrafiło mnie wybawić od zwierzającego się od godziny z prywatnych spraw klienta. Zegar na biurku spełnia podobną funkcję ochroniarza twojego czasu. Poza tym zegar pomaga samemu organizować sobie pracę w wyznaczonych ramach czasowych.

18. Aparat fotograficzny/kamera
Dobrej jakości aparat fotograficzny, ewentualnie kamera to niezbędny element pracy nie tylko blogera, ale często i tłumacza. Wiele razy fotografowałam przyniesione mi przez klienta dokumenty, kiedy nie było czasu albo warunków do ich zeskanowania. Wielokrotnie używałam też aparatu do fotografowania książek czy artykułów przeglądanych w bibliotece, albo udostępnianych w urzędzie czy w sądzie.
Vloger oczywiście powinien być też wyposażony w kamerę, statyw i lampę doświetlającą pole pracy, ewentualnie dobrą lampę błyskową.

W starym biurze miałam zebrane w witrynie stare aparaty fotograficzne mojego ojca i moje

19. Certyfikaty / Zaświadczenia / Referencje: w ramki na ścianę!
Wydaje się to tak oczywiste, kiedy wchodzimy do czyjegoś biura i widzimy takie ramki na ścianach. A tymczasem nawet ja sama dość długo czekałam ze zrobieniem skanów i oprawieniem w ramki moich zaświadczeń i certyfikatów czy referencji świadczących o moich umiejętnościach i zdobytych kwalifikacjach. A naprawdę warto: raz dla klientów, dwa: dla siebie, żeby w chwilach gorszego humoru przypomnieć sobie, ile jesteśmy warci i ile już udało nam się osiągnąć.

Fakultatywne:
20. Stolik i krzesło/fotel dla klienta
Ten punkt trafił do zasad obligatoryjnych, ponieważ nie każdy przyjmuje w swoim domowym biurze klientów. Jeśli jednak od czasu do czasu Twoje biuro odwiedzają klienci, warto stworzyć miejsce, gdzie będą mogli powiesić płaszcz (wieszak na ubrania) i usiąść czekając na przykład na odbiór dokumentów (stoliczek i wygodne krzesło, fotel lub mała kanapa).
I niekoniecznie, musi to być miejsce bezpośrednio przy twoim biurku, obok czy naprzeciwko Ciebie.
Chociażby dlatego, że tam klient będzie miał za blisko do Twoich plików czy innych dokumentów, a po co kusić los. Szpiegostwo przemysłowe czy złodzieje pomysłów zdarzają się zawsze i wszędzie. Lepiej się przed nimi chronić choćby w taki podstawowy sposób, że oddalamy klienta od naszego centrum dowodzenia.

W tym miejscu jeszcze dzień wcześniej stały kartony, ale kącik dla klienta już jest. Dla psa też musi być miejsce.

21. Szafa pancerna / zamykana na klucz
Jeśli masz do czynienia z dokumentami chronionymi, poufnymi danymi klientów, pieniędzmi w podręcznej kasie, lepiej pamiętać o ustawie o ochronie danych i nie wystawiać tych dokumentów czy kasetki z pieniędzmi na widok czy w zasięgu innych klientów.
Szafa pancerna najczęściej zabezpieczy twoje poufne dokumenty i kasę nawet w razie włamania do biura, podobnie jak zamykanie laptopa w takiej szafie na czas, kiedy opuszczasz biuro.
Ale to tylko taka mała dygresja o podstawowych zasadach zachowania bezpieczeństwa. Ten wpis jest o organizacji biura, więc pozostańmy w temacie.

22. Gadżety i kolory
Możesz oczywiście kupić do biura wyposażenie najtańsze, ekonomiczne, wygodne… Ale do licha nie można sobie odmawiać wszystkiego. Do pierwszego biura miałam stare zszywacze, dziurkacze i zebrane bez żadnego ładu i składu gumki, długopisy i ołówki.
W swoim domowym biurze masz się czuć jak królowa lub król, a na pewno jak szef/szefowa. Wybierz zatem takie kolory i takie gadżety, które wprawiają Cię w dobry humor, przynoszą szczęście, nawet jeśli tylko ty w to wierzysz, a inni się podśmiewają pod nosem, albo pamiątki, które lubisz.
Zainwestuj właśnie tu w jeden designerski mebel, lampę czy dziurkacz i zszywacz. Niech Ci się gęba śmieje za każdym razem, kiedy na to będziesz patrzeć. W psychologii nazywa się to nagrodzeniem samego siebie za swoją pracę.
Bo najważniejsza zasada brzmi:
TO TY MASZ SIĘ CZUĆ JAK NAJLEPIEJ W SWOIM BIURZE!

Te kolory przemawiają teraz do mnie najbardziej. Mam więc w tym kolorze szufladki, segregatory i pieczęć firmową.

Warto się pogodzić z tym, że nie każdy uzna moje biuro za ładne, nowoczesne, odpowiednie dla tłumacza czy coś tam jeszcze. Może i ja sama za kilka lat je całkowicie zmienię. Ale póki co jest mi w nim bardzo wygodnie i czuję się tu bardzo dobrze.
Podczas pisania tego wpisu organizuję moje biuro na bieżąco według sprawdzonych i wyżej wymienionych zasad. W sumie to dzięki blogowi się zmobilizowałam wreszcie do porządków w biurze, dziękuję Wam zatem za to, że jesteście moją motywacją.

Bardzo dawno temu, czyli w 2009 r. na tym samym krześle, w moim pierwszym biurze w poprzednim domu. Tradycyjny fax obecnie już zastąpiony kombajnem j.w. Tylko laptopy jeszcze się aż tak nie zmieniły.

Biuro mojej mamy, które też jej sama urządziłam

Wpis powstał po to, żebym sama zmobilizowała się do uporządkowania własnej przestrzeni w biurze. Skoro szukałam motywacji do tej pracy nawet w internecie, to możecie sobie wyobrazić, w jakiej rozterce i rozsypce byłam po przeprowadzce. Po trzech tygodniach udało mi się wreszcie rozpakować kartony biurowe (chyba, że gdzieś się jeszcze jakieś zapodziały). Nadal szukam niektórych rzeczy. Nadal nie wszystko jest w 100% zorganizowane, ale jestem już na najlepszej drodze, żeby się tam odnaleźć i móc wygodnie pracować.
Dzięki blogowi sama sobie odpowiedziałam na pytanie, czego mnie potrzeba w moim biurze.
Ciekawa jestem, czy mój zestaw MUST BE domowego biura pokrywa się z Waszym?
A może macie jakieś inne niezbędniki w Waszych domowych biurach? 
Czy moja lista wyczerpuje temat czy może zapomniałam o czymś bardzo ważnym?
Jestem bardzo ciekawa Waszej opinii o tym, co dla Was w biurze najważniejsze.
Ten wpis kończę pisać przy biurku mamy, jej też urządziłam mini-biuro, w którym wspomaga mnie w mojej zdalnej pracy, kiedy coś trzeba dostarczyć fizycznie do klienta, zrobić korektę, albo zeskanować dokument przyniesiony przez klienta.